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「体验管理」:客户解决问题旅程解析与体验提升策略

引言

在客户体验领域,客户的体验出现痛点到解决的全流程是我们为体验兜底及在此改进的机会。深入探讨客户解决问题旅程的各个阶段,分析客户在过程中可能遇到的问题,并提出相应的体验提升策略。通过优化体验,企业不仅能够提高客户满意度,还能增强客户忠诚度,从而在激烈的市场竞争中获得优势。

一,客户解决问题旅程:

我们对于客户基于出现问题,发现问题,寻求解决,解决中,解决后的旅程进行分析,更好地理解客户在不同阶段的特征和需求,客户在不同触点下的想法、情绪和行为,发现和挖掘他们的真实痛点和需求,精准地发现客户出现问题的触点,以及触点周围的隐患,有条理和路线型的思路来引导客户的动作、缓解客户的情绪及做到最终完美的解决方案,提升客户满意度和忠诚度。

(图:客户进线旅程解析)

1,出现问题阶段:

在这个阶段,客户可能还没有意识到问题的存在,或者对问题的严重性没有足够的认识。此时,客户的情绪可能还未受到太大影响,但企业应通过主动监测和分析客户行为数据,提前识别潜在问题。客户的特征在这个阶段可能表现为对产品或服务的满意度下降,但尚未达到投诉的程度。

2,问题发现阶段:

是客户情绪的最低谷,客户开始意识到问题,并可能开始寻求解决方案。此时,客户的情绪可能会变得焦虑或不满。客户的特征可能表现为频繁查询、重复的问题提交或者在社交媒体上的负面反馈。

3,寻求解决方案阶段:

是客户消化情绪转化的阶段,可能在寻求解决的过程,发现其他问题,寻取解决的渠道各样直接进线客服,寻求朋友等帮忙,自己摸索等,这个过程的情绪比较低的,可能会因为等待解决方案而变得急躁,是一个逐渐说服自己接受和平静的过程,表现为对解决方案的迫切需求和对响应时间的高期待。

4,问题解决中阶段:企业开始处理客户的问题,客户可能会感到不安,因为他们不确定问题是否会得到解决。企业应保持与客户的沟通,更新问题处理进度,以增强客户的信任感。客户的特征可能表现为对问题解决进度的关注和对企业处理问题能力的怀疑。

5,问题解决后阶段:这个阶段分为3种,一种是未解决(待跟进),已解决,解决不了;

  • 未解决:需要2次进线再跟进,用户可能会中断,这个阶段基本客户流失率大大增加;这个阶段是对于客服部门解决问题的能力考量,也是客户耐心和信任的巨大考验;

  • 已解决:问题解决后,客户的情绪可能会有所缓解,但也可能因为之前的不良体验而对企业的信任度有所下降。客户的特征可能表现为对企业后续服务的期待和对问题是否彻底解决的验证。

  • 解决不了:问题解决不了的客户流失率高发,信任下降,情绪最低谷,

  • 解决后再次发现问题(同类/其他):对问题是否彻底解决的验证。

二:客户问题解决旅程的转化漏斗

从客户的转化漏斗中,我们可以看出,前3个层级的情况均无需客服接触及处理,4,5,6才是客服帮助客户解决问题的事宜,客户历程与客服的触点重叠在后半段中。

  • 客户出现问题,没有发现,这个问题已经分解,无需客服,这波客户筛掉;

  • 出现问题,发现问题,决定不解决,这个问题已经分解,无需客服,这波客户筛掉;

  • 出现问题,发现问题,决定解决,需求自行解决,这个问题已经分解,无需客服,这波客户筛掉;

  • 出现问题,发现问题,决定解决,需求客服解决,客服引导第三方;

  • 出现问题,发现问题,决定解决,需求客服解决,客服解决不了,提供安慰/赔偿,客户接受;

  • 出现问题,发现问题,决定解决,需求客服解决,客服解决不了,提供安慰/赔偿,客户不接受,再次进线沟通协商,协商解决;

解决客户出现的问题体验策略

1,客户出现问题前,如何有效的预防/减少问题出现?

从客户体验视角来看,企业提供好的客户体验就应该减少问题的出现,如何识别潜在问题,可以帮助组织或个人深入挖掘潜在问题,从而采取有效的预防和解决措施。

  • 培训和教育:对员工进行适当的培训,使他们能够识别和处理潜在的问题。提高员工对安全和质量控制的认识。

  • 沟通和反馈机制:建立有效的沟通渠道,确保问题能够被及时报告和解决。鼓励员工提供反馈,以便持续改进。

  • 资源分配:确保有足够的资源来应对潜在的问题。在预算中预留一部分资金用于应对突发事件。

  • 潜在问题解决,系统地解决发现的潜在问题,并确保解决方案的有效性和持续性:

  • 问题定义:明确地描述问题,利益相关者共识问题;

  • 制定解决方案:根据问题的原因,制定一个或多个解决方案,考虑解决方案的可行性、成本效益和实施难度。

  • 方案评估:对每个解决方案进行评估,包括其潜在的影响、成本和资源需求。确定最佳解决方案或解决方案组合。

  • 制定行动计划:为选定的解决方案制定详细的行动计划,包括责任分配、时间线、资源需求和里程碑。

  • 沟通计划:与所有相关方沟通解决方案和行动计划,确保所有相关人员都了解他们的角色和责任。

  • 实施解决方案:按照行动计划执行解决方案,监控实施过程,确保按计划进行。

  • 监控和评估:在实施过程中监控关键指标,以评估解决方案的效果,根据反馈调整解决方案。

  • 持续改进:将解决方案的实施视为一个持续改进的过程。定期回顾和更新解决方案,以应对新出现的问题或变化的环境。

  • 知识管理:将解决方案和经验教训记录在案,供未来参考,分享成功案例和最佳实践。

  • 预防措施:根据问题的性质,制定预防措施,以避免类似问题的再次发生。

  • 反馈循环:建立一个反馈机制,以便在问题解决后继续收集用户或客户的反馈,利用这些反馈进一步优化产品和服务。

  • 风险管理:在解决方案实施过程中管理相关风险,准备应对计划,以应对可能出现的意外情况。

  • 文化和领导力:培养一种鼓励问题解决和创新的组织文化,领导层需要支持并推动问题解决过程。

2,从客户服务部门来说,客服就是解决问题,没有问题,客服的价值如何体现?

客服的价值不仅仅在于解决问题,还在于通过各种方式增强客户体验,为公司创造长期的客户价值和竞争优势。即使在没有直接的问题需要解决时,客服部门仍然具有重要的咨询,陪伴,教育等价值,可以在多个方面发挥作用,提升客户的整体满意度和忠诚度:

  • 预防问题:通过主动与客户沟通,客服可以帮助识别和预防潜在的问题,减少未来客户投诉的可能性。

  • 客户教育:提供产品使用指导和最佳实践,帮助客户更好地理解和使用产品或服务,从而减少问题的发生。

  • 市场研究:客服可以作为市场研究的前线,收集客户对产品或服务的反馈和建议,为产品改进和市场策略提供数据支持。

  • 客户关系维护:通过日常的互动,客服可以加强与客户的关系,提升客户的归属感和信任度。

  • 品牌形象塑造:优秀的客服可以提升公司的品牌形象,展示公司的专业性和对客户的关怀。

  • 销售支持:客服可以提供销售支持,帮助客户了解产品特性,促进销售转化。

  • 数据收集与分析:客服可以收集客户的使用数据和反馈,为产品开发和市场策略提供洞察。

  • 产品测试和反馈:在新产品推出前,客服可以参与产品测试,提供用户视角的反馈。

  • 危机管理:客服部门可以作为危机管理的一部分,准备应对突发事件,如产品召回或公关危机。

  • 个性化服务:提供个性化的客户服务,满足不同客户的特殊需求。

  • 培训和发展:客服团队可以通过模拟训练和角色扮演来提高解决问题的能力和服务质量。

  • 流程优化:客服部门可以基于客户反馈优化内部流程,提高效率和响应速度。

  • 技术支持:即使没有客户报告问题,客服也可以提供技术支持,确保客户能够顺利使用产品。

  • 社交媒体管理:在社交媒体上与客户互动,提升品牌的社会化媒体影响力。

3,客户出现问题后如何高效的知道哪个渠道能解决问题,哪些问题客服也解决不了?

有效地识别和分配客户问题,确保问题能够通过最合适的渠道得到解决,同时提高客服的效率和客户满意度。

  • 全渠道统一接入管理:引入在线客服系统,实现全渠道统一接入管理,包括微信、电话、QQ、网页、APP、微博、邮件、短信等。这样可以在一个操作平台上同时处理多个渠道的访客消息,提高效率。

  • 智能服务体系:利用智能监控技术检测客户可能存在的问题或风险,并主动发起服务或发送提醒和通知。这种主动运营的方式,不仅帮助客户提前规避潜在风险,还能提升客户对企业的信任度和满意度。

  • 渠道智能分流:根据客户的问题类型、紧急程度、渠道偏好等因素,自动将客户引导至最合适的服务渠道。例如,简单问题可以通过智能客服机器人解决,紧急问题则优先分配到电话客服渠道。

  • 统一的客户身份识别:通过技术手段实现对客户的唯一身份识别,确保客户在不同渠道上的服务请求能够准确关联到其个人信息,为客户提供更加个性化的服务。

  • 优化业务处理流程:简化复杂流程,减少用户等待时间,并引入自动化处理机制,提高业务处理效率。

  • 加强数据监控与分析:实时监控用户交互数据和服务性能表现,通过数据分析发现潜在问题和优化点,及时调整优化策略。

  • 提升人工智能技术:不断训练和优化NLP、机器学习等模型参数,引入最新的AI技术成果,提升智能客服系统的智能化水平。

  • 客户之声系统:通过技术手段将用户在非正式渠道表达的非形式化的诉求转化为形式化的诉求,如内容采集接口/爬虫/接口人、语音转文本、语义/意图/情绪识别等。

  • 服务流程和解决方案:明确消费者的问题诉求应该去哪里解决(服务流程),及应该以什么方式处理(解决方案)。

4,寻求解决中,如何一次进线,快准狠的解决?

我们梳理了问题4大等级,根据心情曲线,探索客户在各个等级的心情反应;梳理所有的问题的现有解决方案,对于问题进行改进和优化。

1级:出现问题,已解决;

2级:反复出现问题,已解决;

3级:多次出现同一个问题,未解决;

4级:1个问题,多次进线,未解决;

提出解决方案:填平波谷,填平平原体验,一次进线快准狠的解决问题;强化少量的峰值时刻,终点上的愉悦体验峰值。

  • 快:通过集成式信息平台,3秒快速了解客户信息,标准沟通模式1个问题了解客户诉求,问题分类与初步评估,判断问题处理的难易程度,严重性和紧急情况,快速提供解决客户问题的解决方案,跟进客户接受程度,调整策略;

  • 准:客户问题解决方案精准,中高频问题最优解,我们通过系统智能前中后联动智能推荐解决方案,绩优方案提炼;

  • 狠:一次进线解决问题为基准,客户利益最大化,建立赔偿标准,(跟进客户价值等级,客户问题等级,客户心情等级,客户接受等级定义);

(图:客服服务解决方案)

5,解决不了,如何赔偿填补客户低谷?

在客服无法解决问题的情况下,通过赔偿和情绪管理来平复客户的不满,恢复客户的信任,收集客户的反馈改进服务。维护企业的声誉和客户关系。

  • 个性化解决方案:根据不同客户的不满,制定个性化的解决方案。

  • 在提供解决方案后,及时跟进并了解客户的反馈。如果客户对解决方案满意,那自然是最好的;如果不满意,继续寻找其他办法,直到问题得到妥善解决。

  • 规范不能解决的问题的规范作业:制定赔偿标准,根据标准分为2个情况,需要赔偿及不需要赔偿;

  1. 需要赔偿—跟进赔偿标准—沟通定量定额赔偿机制—客户接受—引导评价—客户评价/不评价;

  2. 需要赔偿—跟进赔偿标准—沟通定量定额赔偿机制—客户不接受—方案协商—不接受—投诉—再次协商—接受

  3. 需要赔偿—跟进赔偿标准—沟通定量定额赔偿机制—客户不接受—方案协商—客户接受—引导评价—客户评价/不评价;

  4. 不需要赔偿—规范话术告知客户—进行情绪安抚—客户接受—引导评价—客户评价/不评价;

  5. 不需要赔偿—规范话术告知客户—进行情绪安抚—客户不接受—进行情绪安抚—引导评价—客户评价/不评价;

(图:不能解决的诉求规范客服作业)

写在最后

客户解决问题旅程是企业与客户互动的关键时刻,通过精心设计和优化这一旅程,企业可以显著提升客户体验,增强客户关系,并在竞争激烈的市场中获得优势。

体验管理
客户旅程
体验设计
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